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Recensione Numbers ‘08: Excel pronto per la pensione?

27 agosto 2007 , di Boliboop

Introduzione
Ho appena installato iWork ‘08, gentilmente offerto per questa recensione da Computime. E ho cominciato ad usare per la prima volta Numbers, il nuovo Foglio di Calcolo della Apple che punta a rendere completa la suite di lavoro iWork, dopo gli ormai maturi Pages (per i documenti di testo) e Keynote (per le presentazioni).

Siccome non ho mai usato Numbers prima d’ora, ho pensato sarebbe stato interessante fare una specie di cronaca delle prime cose che ho provato, per vedere quanto un ex utilizzatore di Excel come me (specialmente in ambito di ricerca, quindi con particolare attenzione a formule e grafici) si sarebbe trovato più o meno a proprio agio. Ecco il mio racconto.

Numbers appena aperto
Appena si apre Numbers e si sceglie il modello Vuoto, appare una schermata tutto sommato non molto dissimile da quella di un classico foglio di calcolo tipo Excel: una grande tabella vuota (da A1 a K45) e una barra dei pulsanti in alto. Ma ecco già la prima bella novità: la tabella può essere ridimensionata a piacere strascinando l’angolo in basso a destra. Inoltre, cliccando fuori dall’area della tabella (e quindi deselezionandola) oppure cliccando sull’angolo in alto a sinistra, è possibile spostare la tabella stessa in qualsiasi punto dello spazio bianco in cui si trova.

Le tabelle possono essere create tramite l’omonimo pulsante in alto che permette già alcune varianti: tabella semplice, con intestazioni e addirittura con un elenco di controllo per le somme, ovvero con la possibilità di includere in una somma una riga piuttosto che un’altra, come si vede in questa tabella che ho creato in circa 10 secondi:

Questa possibilità di creare tabelle indipendenti e slegate fra di loro è sicuramente comodissimo perché in software come Excel un grosso problema era lo spostamento delle tabelle e il ridimensionamento delle colonne fra tabelle verticalmente allineate, problema che qui non sussiste. Ma questa indipendenza crea problemi quando vogliamo collegare i dati di una tabella a quelli di un’altra? Assolutamente no, infatti ogni tabella ha un nome (indicato e modificabile nella barra di sinistra) ed è sufficiente scrivere “=Tabella 2 :: C6″ per includere un dato di una tabella diversa, o più semplicemente scrivere “=” e cliccare sulla cella desiderata.

Come detto, a sinistra c’è una barra che elenca tutte le tabelle presenti, ma non solo. Infatti qui sono elencati tutti gli oggetti (grafici compresi) che verranno inseriti nel foglio di calcolo. Sotto a questo elenco sono presenti gli Stili, assegnabili all’oggetto selezionato. Non ci crederete ma in altri 30 secondi ho inserito un grafico a torta 3D e ho cambiato lo stile ottenendo questo risultato dall’impatto visivo direi più che gradevole:

Giocare con le Funzioni
A questo punto ho creato una nuova tabella per giocare con le formule matematiche: se creiamo una lista di numeri e poi evidenziamo le celle, in fondo alla barra di sinistra vengono indicati i valori della somma di tali numeri, la media, il minimo e il massimo valore e infine vengono conteggiati valori inseriti. Comodo, no? Qualcosa di simile c’è anche su Excel nella barra di stato , a destra, anche se visualizza solo uno alla volta di questi valori. Ma ecco il genio della Apple: se trascinate la parola somma in una casella qualsiasi, automaticamente questa funzione verrà copiata e applicata in base alle celle che avevate evidenziato! Se invece non volete nemmeno evidenziare le celle, sarà sufficiente posizionarsi sotto l’elenco di valori, cliccare sul pulsante Funzione e, scegliendo ad esempio Somma, Numbers determinerà automaticamente i valori da sommare nella colonna in cui si ci troviamo, saltando eventuali intestazioni.
Un altro modo semplice per inserire formule è quello di cliccare sul pulsante Funzione e scegliere Più Funzioni…: apparirà un piccolo browser per cercare agevolmente la funzione voluta fra le oltre 150 disponibili.

A bocca aperta
Ma la cosa che mi ha lasciato davvero a bocca aperta è la possibilità di usare i nomi delle intestazioni delle tabelle per eseguire calcoli. Mi spiego meglio: dal pulsante Tabelle scegliamo Intestazioni, ora riempiamo la tabella con intestazioni e dati del tipo qui sotto riprodotto in figura:

Volete sapere quale funzione è stata inserita nella cella D2? Semplicemente “=entrata gennaio-uscita gennaio“: disarmante. Numbers riconosce le intestazioni delle righe e delle colonne e assegna automaticamente alla cella B2 il nome “entrata gennaio” come combinazione delle due intestazioni. Ovviamente avremmo potuto inserire “=B2-C2″ come qualsiasi altro foglio di calcolo, ma non sarebbe stato altrettanto intuitivo. E’ da notare che in Excel è possibile assegnare nomi alle celle per usarli nei calcoli, ma questa assegnazione non è automatica e intelligente come invece è in Numbers.

Impostazioni a non finire
Vorrei sottolineare che ogni oggetto e qualunque parte di ogni oggetto ha le sue Impostazioni raggiungibili cliccando sulla i nel cerchio blu in alto a destra. Le impostazioni comprendono opzioni grafiche e logiche relative all’oggetto considerato, e vanno dalle dimensioni e ai colori di ogni parte di fogli, grafici e tabelle, effetti grafici come riflessi e ombre per fotografie e forme inserite a corredo dei fogli, fino alle impostazioni 3D dei grafici.
Oltre a queste impostazioni (standard per il pacchetto iWork), ci sono le impostazioni contestuali visibili dalla barra del formato sotto la barra degli strumenti. Qui, selezionando una o più celle, è possibile modificare velocemente lo stile del testo e le sue dimensioni, il colore, l’allineamento (orizzontale e verticale), la formattazione della cella (decimali, valuta, percentuale e casella di controllo), i bordi e il riempimento della cella e infine le intestazioni (di cui ho parlato prima). Fra le formattazioni delle celle, oltre alla casella di controllo, è possibile impostare un cursore (o slider), uno stepper e un menu a comparsa. Ecco come appaiono quando la cella è selezionata:

Per lo stepper e lo slider è possibile impostare un minimo, un massimo e un valore per l’incremento ogni volta che si clicca su uno dei triangolini bianchi o sul cursore. Per il menu a discesa, invece è possibile inserire un qualsiasi numero di voci del menu, sia in numero che in testo.

Ordinare, mai stato così semplice
Ricordo che su Excel avevo sempre problemi a ordinare alfabeticamente una colonna di una tabella, perché i riferimenti delle formule potevano andare persi se sbagliavo a selezionare la tabella stessa. Con Number tutto questo non costituisce più un problema. Avete una tabella di 5, 10 o 20 colonne? Volete fare in modo che la seconda colonna (o qualunque altra) sia ordinata alfabeticamente? 1) portate il mouse in cima alla colonna interessata (ad esempio vicino a B): apparirà un triangolino nero a sinistra. 2) cliccate sul triangolino e poi, sul menu che apparirà, scelgliete In ordine ascendente (o discendente). Fatto, e senza preoccupazioni, perché i dati e le formule delle altre colonne sono state riordinate seguendo la vostra indicazione. Mai stato così semplice.

Non vi basta un solo criterio di ordinamento? Vi capisco, specialmente quando devo ordinare la classifica del campionato di calcio secondo il maggior numero di punti fatti ma, a parità di questi, per la migliore differenza reti. Per fare questo è sufficiente cliccare su Ordina e filtra sulla barra degli strumenti e scegliere i criteri desiderati aggiungendone a piacere con il tasto “+”. Questa finestra mi da l’occasione di spiegare come funziona il filtraggio.

Filtrare le tabelle: come nascondere intere righe sgradite
Se ad esempio abbiamo una tabella come la seguente

e vogliamo che vengano visualizzati solo mesi con un valore netto superiore a 10. Ecco le impostazioni che dobbiamo fare nella finestra Ordina e filtra e il risultato che otteniamo:

Come vedete le righe 2 e 4 sono invisibili, ma possiamo cliccare su Reimposta per far riapparire tutti le righe esistenti.

Stampare i fogli di calcolo: altro difetto di Excel risolto elegantemente
Per chi usa Excel la stampa dei fogli di calcolo non è mai una cosa semplice. Prima di lanciare l’anteprima di stampa non è possibile conoscere la grandezza che la tabella assumerà nel foglio. Una volta usciti dall’anteprima di stampa compaiono delle guide tratteggiate che ci dicono dove sono i bordi dei fogli di carta. Ma non sono guide fisse: modificando la larghezza delle colonne, le guide si spostano, talvolta includendo colonne indesiderate, altre volte escludendone di desiderate. Il tutto senza un sicuro riferimento sulla misura effettiva di quelle che andremo a stampare.

Ancora una volta Numbers risolve questo problema elegantemente perché non solo l’anteprima di stampa è interattiva (ovvero possiamo modificare la posizione e la forma degli oggetti ma anche i valori stessi nelle tabelle), ma anche perché permette di orientare il foglio e scalare il contenuto a piacere, finché la parte desiderata non entra perfettamente nel formato di stampa. Per attivare l’anteprima di stampa bisogna cliccare sul tasto Vista in alto a sinistra nella barra degli strumenti. Per un maggiore controllo della situazione, possiamo cliccare su Mostra righelli (l’unità di misura si sceglie nelle Preferenze accessibili tramite mela+,).

Ma difetti ce ne sono?
Sì, usando Numbers si scoprono alcune imperfezioni e qualche difetto. A parte qualche imprecisione nella traduzione (o refusi come sindietro in un menu contestuale), si nota subito la mancanza della possibilità di modificare l’elenco delle funzioni trascinabili in basso nella barra di sinistra, funzionalità che sarebbe stata utile per chi fa spesso uso di una funzione particolare ma non presente nell’elenco. Inoltre quando si vuole raggruppare un certo numero di oggetti per sposarli tutti insieme, anziché uno alla volta (perdendo magari l’allineamento), si nota che le tabelle non vengono raggruppate insieme a grafici e immagini, e rimangono così inutilmente isolate. Probabilmente usandolo continuerò a scovare difetti in questa che, lo ricordo, è la prima versione del software. Chissà che queste note possano giungere fino a Cupertino per lo sviluppo della prossima versione.

Conclusione
Se mi avete seguito in questo piccolo viaggio in Numbers (durato per me solo 3 ore), oltre ad avere la mia gratitudine, avrete probabilmente un idea abbastanza chiara di quanto Excel rischi di venire soppiantato da un prodotto eccezionale quale è Numbers. Inoltre il pacchetto Microsoft Office 2007 costa € 276, mentre iWork ‘08 costa solo € 79. Qualcuno potrebbe dire che Office, e in particolare Excel, sono prodotti più maturi e, ad esempio, contengono più Funzioni, e non potrei dargli torto. Ma quante di queste centinaia di funzioni vengono normalmente usate? In anni di uso di Excel all’università per calcoli abbastanza complicati, ho avuto necessità, oltre che alle classiche 4 operazioni, potenze e logaritmi, solamente di calcoli di varianze di popolazioni statistiche e poco più, tutte cose che ho controllato esserci anche in Numbers. Inoltre Numbers è sì un foglio di calcolo ma è di concezione nuova e avanzata, destinata secondo me, a sviluppi ancora più utili a chi usa i fogli di calcolo per lavoro, studio o diletto. Insomma, Excel è pronto per la pensione? No, visto che non ha mai pagato i contributi

Se volete provare Numbers e tutto il pacchetto iWork ‘08 potete andare da Computime in Via G.B. Morgagni 30G a Roma.

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